Yritän avata hieman IT:n vetäjän haasteita arkipäivän tilanteisiin. En usko, että nämä ovat pelkästään asioita, joihin itse olen törmännyt, vaan kyllä näistä keskustellaan joka yrityksessä.
Aluksi muutama kuvitteellinen lausuma, joihin IT:n vetäjä saattaa törmätä:
”Miksi tämä ei toimi? Olisin itse jo tehnyt tämän nopeammin”. Jotenkin tuntuu, että olen kuullut tämän ennenkin. Yksilön näkökulmasta asia on varmasti näin, mutta kun samaa ratkaisua hyödyntävät sadat tai tuhannet käyttäjät, niin pitää hieman miettiä, miten muutos vaikuttaa muihin käyttäjiin.
”En voi odottaa. Tämän pitää toimia heti”. Asenne tuntuu myös kovin tutulta arkipäivän pyynnöissä IT:lle.
”Meillä on täysin antiikkiset ratkaisut. Kukaan ei käytä enää näitä”. Olin mukana IT-johdon tapaamisessa. Kävimme keskustelua organisaatioissa esitetyistä väitteistä. Yksi IT-johtaja oli todella helpottunut, kun kokouksen muut osallistujat, jotka olivat myös erikokoisten yritysten IT-johtajia, totesivat, että kyllä meillä tätä samaa ratkaisua käytetään. Osallistujat lupasivat antaa tarvittaessa vaikka kirjallisen todistuksen, että ratkaisu on käytössä muissakin organisaatioissa.
Usein IT-organisaatiota kutsutaan ”ei, ei”-organisaatioksi. Jo etukäteen tietää, että vastaus on kielteinen. Tähän on ikävä kyllä tietty historiallinen painolasti. Perinne on ollut, että IT asettaa erilaisia kieltoja ja rajoituksia, jolloin ei puhuta mahdollisuuksista, vaan siitä, mitä ei saa tehdä. Tosiasia on, että kaikki kukat eivät voi kukkia, vaan joudutaan valitsemaan eri ratkaisujen välillä. Melkein aina löytyy ryhmä ihmisiä, jotka eivät ole tyytyväisiä ratkaisuun. Taloudellisesti ei ole järkevää pitää samaa toimintoa varten useita eri ratkaisuja.
Peräänkuulutan IT:n ja liiketoimintayksiköiden välistä jatkuvaa dialogia, jossa pyritään mahdollisimman aikaisessa vaiheessa miettimään erilaisia vaihtoehtoja. Kun IT pääsee mukaan jo aikaisessa vaiheessa suunnittelua, niin voidaan etsiä tilanteeseen parhaiten sopia ratkaisu. Mitä myöhemmin IT pääsee mukaan, sitä suurempi riski on ”ei, ei”-tilanteeseen. Todellisuudessa pitäisi pystyä sanomaan: ”Kyllä, tämä on mahdollista tehdä. Vaihtoehtoja ovat …”.
Olen työurallani ollut useammanlaisen ja kokoisen IT-organisaation vetäjänä. Tällä hetkellä toimin pienen (työntekijämäärällä pitäisi kutsua PK-yrityksen) organisaation tietohallinnon vetäjänä. Erikokoisilla organisaatioilla on hieman erilainen toiminnan luonne. Isoissa organisaatioissa pyritään standardoimaan toiminnot siten, että ne eivät ole riippuvaisia ajasta, paikasta tai suorittavasta henkilöstä. Pyritään tasalaatuiseen toimintaan kaikkialla maailmassa. Heikkoutena on, että muutosten tekeminen standardoituun prosessiin ei tapahdu hetkessä. Pienissä organisaatioissa on aivan varmasti jotkin asiat pyritty yhdenmukaistamaan, mutta riippuvuus henkilöistä on suuri. Jos henkilö ei ole paikalla, niin kukaan ei välttämättä osaa tehdä asiaa, vaikka dokumentaatio olisi olemassa. Mahdollisuus muuttaa toimintaa lennosta on arkipäivää. Ikävä kyllä jälkien dokumentointi tehdään harvoin, joten seuraavalla kerralla ihmetellään taas, mitä me viimeksi teimme, kun tätä asiaa ratkaistiin.
Tänä päivänä kaiken kokoisissa organisaatioissa joudutaan miettimään, mikä on itselle keskeistä osaamista ja mikä on sellaista, joka voidaan ostaa palveluna toimittajalta. Kokonaisuuden hallinta, järjestelmien väliset integraatiot, ostamisen osaamisen, toimittajaverkoston hallinta ja yhteistyö toimittajien kanssa ovat keskeisiä osaamisia IT-yksiköissä. Kun tehdään työtä toimittajien kanssa, pitää tietyt asiat olla tehtyinä. Esimerkiksi dokumentointi on oleellista, kun työtä tehdään yhdessä toimittajien kanssa.
Täytyy myöntää, että olen huomannut, että pienissä organisaatioissa esiintyy hässäämistä. Tämä hässääminen aiheuttaa sitten monille palveluyksiköille aivan uskomattomia tilanteita, kun yhtäkkiä pitää revetä hoitamaan tätä akuuttia ongelmaa, josta kukaan ei ole ollut tietoinen etukäteen. Minulle muistuu aina mieleen tilanne, jossa henkilö oli pitämässä koulutusta asiakkaalle. Saimme soiton, jossa kysyttiin, että miten saan asennettua koulutusluokkaan jonkin uuden ohjelman. Soiton yhteydessä ei selvinnyt, että koulutus oli käynnissä. Kouluttaja ei ollut valmistautunut tilaisuuteen, vaan yritti asentaa lennosta ohjelman useille koneille. Tietenkin koulutustilan koneet on vakioitu siten, että niihin ei voi kukaan asentaa mitään uusia ohjelmistoja ilman hyväksyntää tai muuttaa asetuksia. Koulutusympäristö vaatii, että se on hyvin vakioitu ja helposti palautettavissa alkuperäisiin asetuksiin. Soitto aiheutti sen, että useampi henkilö pyrki aktiivisesti löytämään ratkaisun tilanteeseen, jotta asiakaskoulutus voisi jatkua. Kun ratkaisu oli valmis (kiitos IT:n joustavuuden), kouluttaja ilmoittaa, että en minä tarvitsekaan sitä ohjelmistoa. Tunti aiemmin se oli ollut lähes maailman suurin ongelma. Koulutuksen suunnittelu ja kunnollinen valmistautuminen oli jäänyt tekemättä asianmukaisesti. Lopputulos oli, että tilanne oli IT:n vika, kun se ei pysty hoitamaan asiaa samalla hetkellä, kun kouluttaja keksi tarpeen. Pienellä etukäteissuunnittelulla ja kommunikoinnilla homma olisi saatu hoidettua kunnialla jo ennen koulutuksen alkua.
Aika monessa organisaatioissa puheissa vilahtelee seuraavia termejä: pilvipalvelut ja omien laitteistojen käyttö työpaikalla (Bring your own devices eli BYOD). Pilvipalvelut ovat meille kuluttajina arkipäivää. Jos käytät jonkin tarjoajan sähköpostia, niin hyvin suurella todennäköisyydellä käytät pilvipalvelua joko tietoisesti tai tietämättäsi. Pilvipalveluissa jyrää suuruuden ekonomia. Palvelut ovat hajautettu toimimaan monessa paikassa ja yksittäisen paikan vikaantuminen ei näy palvelun toiminnassa mitenkään. Ainoa suuri huoli käyttäjän kannalta on se, että kansainväliset tietoliikenneyhteydet toimivat. Monet yritykset ovat siirtyneet käyttämään pilvipalveluja, koska usein niiden hinnoittelu on hyvin kustannustehokasta. Palvelut ovat käytettävissä ympäri vuorokauden ja palvelun käyttö ei ole riippuvainen maantieteellisestä sijainnista. Palvelut toimivat erilaisilla päätelaitteilla. Pilvipalveluissa pitää muistaa, että yritys sopeuttaa oman toimintansa pilvipalvelun ratkaisuun. Pilvipalvelun toimintojen muuttaminen yrityskohtaisiin tarpeisiin on usein hyvin rajoitettua. Joko hyväksyt standardoidun ratkaisun tai sitten et käytä sitä.
Omien laitteistojen käyttö työpaikoilla on asia, josta on aivan varmasti keskusteltu kaikkialla. Joissakin paikoissa omien laitteistojen käyttö on sallittu tietyissä rajoissa ja joissakin paikoissa täysin poissuljettua. Kun mennään kohti pilvipalvelujen käyttöä, niin omien laitteistojen käyttö on luonnollinen kehityssuunta. Omien laitteistojen käytön estämiseen löytyy monia argumentteja, jotka ovat hyvin riippuvaisia organisaation toimialasta. Jos omilla laitteilla käytetään pilvipalveluissa olevia sovelluksia ja luetaan sähköposteja, niin en näe kovin suuria esteitä omien laitteistojen käytölle. Tietenkin on aina huolehdittava, että tiedot eivät joudu ulkopuolisille ja ulkopuoliset eivät pääse käyttämään yrityksen sovelluksia. Tämähän ei poikkea millään tavalla siitä, että henkilö käyttää työnantajan antamia työvälineitä.
IT-organisaation vetäjänä olen huomannut, että kukaan ei tule koskaan kiittämään, että hommat ovat toimineet. IT muistetaan, kun tarvitaan jotakin muutosta tai homma ei toimi. Silloin vika on aina IT:ssä. Ei IT-yksikkö ole missään nimessä ainoa yksikkö, jossa näin tapahtuu. Monet toiminnat ovat hyvin huomaamattomia (esimerkiksi kiinteistöyksikkö). Mutta jos homma tökkii, niin silloin huomataan yksikön olemassaolo. Muuten se on täysin näkymätön.
Me suomalaiset olemme tottuneet, että kaikki toimii. Taloihin tulee sähkö ja vesi. Viemäröinti toimii. Ne ovat itsestään selvyyksiä. Kuitenkin sekä sähkö- että viemäriverkostoa on jatkuvasti huollettava ja ylläpidettävä. Näin on myös IT:n kanssa. Hyvin paljon työstä on näkymätöntä taustalla tehtävää toimintaa. Kun homma toimii, ei siitä tehdä suurta numeroa. Oletusarvo on, että koskaan ei ole mitään vikaa missään. Kukaan ei kysy, mitä tällaisen tason ylläpitäminen maksaa ja kannattaako maksaa kaikesta se hinta, että koskaan ei ole häiriöitä. Tietyissä liiketoiminnoissa pitää pyrkiä katkeamattomaan toimintaan, mutta perinteisessä toimistotyössä harvoin tarvitaan yöaikaan korkeinta mahdollista käytettävyystasoa. Avoimesti harkitsemalla eri vaihtoehtoja voidaan saada aikaiseksi merkittäviä säästöjä ja IT-ihmisten työkuormaan merkittäviä helpotuksia.
Pekka Vartiainen
Tietohallintopäällikkö
Työtehoseura